Version 1.5, en vigueur le 27 septembre 2026

Politique de confidentialité de Notura

Le responsable de la protection des renseignements personnels est désigné conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Toute demande d'accès, de rectification ou de retrait de consentement, et toute plainte, lui est adressée à info@notura.ca.

1. Portée et rôles

1.1

La présente politique explique comment Notura recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels dans le cadre de son service. Elle vise deux catégories de renseignements, pour lesquelles Notura joue deux rôles différents.

1.2

Les renseignements de vos clients. Vous, le professionnel ou la clinique, en êtes responsable. Notura les traite uniquement pour votre compte, selon vos instructions, pour vous permettre de tenir vos dossiers, de rédiger vos notes, de préparer vos factures et d'envoyer, à votre demande, des factures, des reçus et des rappels. Notura n'en fait aucun usage pour son propre compte. Ses obligations à ce titre sont détaillées dans l'Entente de traitement des renseignements.

1.3

Les renseignements de votre compte : votre nom, votre courriel, votre profession, votre numéro de permis, l'adresse de votre cabinet, votre lien de visioconférence, vos paramètres de facturation (nom affiché, coordonnées, logo, image de votre signature, adresse pour les virements Interac, instructions de paiement, mention de bas de page, numéros et taux de taxes, services et tarifs) et les renseignements de paiement de votre abonnement. Notura en est responsable et la présente politique s'y applique directement.

1.4

Notura n'est pas le détenteur du dossier de vos clients. Si vous exercez en cabinet privé, vos obligations découlent notamment de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, du Code des professions et de votre code de déontologie.

2. Ce que fait Notura

2.1

Notura est une application web destinée aux professionnels en santé mentale exerçant au Québec. Elle permet de tenir des fiches clients, de planifier les séances, de rédiger des notes cliniques avec l'aide de l'intelligence artificielle, de signer ces notes, d'y ajouter des addenda, de préparer un résumé du dossier avant un rendez-vous, de préparer des factures et des reçus, et d'envoyer par courriel, à votre demande, des factures, des reçus et des rappels de rendez-vous.

2.2

La rédaction assistée part d'un enregistrement de la séance (avec le consentement écrit du client), d'une dictée faite par vous après la séance, ou d'un texte que vous tapez. Notura produit un projet de note. Vous le révisez, le corrigez et le signez. Une note signée est verrouillée; toute correction se fait par addenda.

2.3

La lecture de photographies de notes est désactivée. Vous pouvez toutefois importer un gabarit à partir d'une image ou d'un PDF : ce fichier est transmis à OpenAI pour en extraire la structure (article 4.6). N'importez qu'un gabarit vierge, jamais une note remplie.

2.4

Chaque professionnel n'accède qu'aux dossiers qui lui sont assignés. Dans une clinique, la direction et le secrétariat voient seulement les renseignements de surface (identité, coordonnées, motif, statut, séances), jamais le contenu clinique. Nous vous recommandons d'inscrire dans le motif une formulation courte, sans détail clinique.

2.5

Facturation. Vous pouvez créer une facture à partir d'une séance ou librement, la produire en PDF, noter son paiement (date et mode) et exporter la liste de vos factures en CSV. Le PDF est créé dans votre navigateur. Une facture contient notamment le nom du client, le nom du destinataire (le client, un parent ou un tiers comme un assureur) et, s'il y a lieu, son courriel et son adresse, les services, les montants, les taxes et la date de la séance. Notura ne traite aucun paiement et ne conserve aucun numéro de carte de vos clients. Une facture ne peut pas être supprimée : elle s'annule, avec un motif. La facturation ne fait appel à aucun service d'intelligence artificielle.

2.6

Rappels de rendez-vous. À votre demande, Notura envoie au client, ou à son parent s'il est mineur, à trois adresses au plus, un courriel qui rappelle la date, l'heure et la durée du rendez-vous et, selon la modalité, l'adresse de votre cabinet, votre lien de visioconférence ou la mention que vous appellerez. Un fichier d'agenda est joint. Aucun rappel n'est envoyé automatiquement.

2.7

Courriels envoyés à votre demande. L'objet et le texte des courriels de factures, de reçus et de rappels sont composés par nos serveurs de façon neutre : ils ne contiennent aucun contenu clinique ni aucun mot qui révèle la nature de vos services. La facture ou le reçu joint nomme toutefois le client et le service facturé, ce qui est nécessaire aux remboursements d'assurance. L'expéditeur affiché est « [votre nom] via Notura »; les réponses vous sont adressées directement et Notura ne les reçoit pas. Les envois sont limités à 30 par compte et par période de 24 heures.

3. Renseignements conservés

Le tableau suivant énumère l'ensemble des renseignements conservés, leur lieu et leur durée de conservation.

3.1

Le journal d'accès est conservé 10 ans pour permettre de répondre à une plainte, à une enquête d'un ordre professionnel ou à une demande d'accès. Il ne contient aucun contenu clinique.

3.2

La conservation des notes versées au dossier, et celle de vos factures et reçus, pendant les délais prévus par la réglementation de votre profession et par les lois fiscales, relève de votre responsabilité. Exportez vos dossiers et vos factures avant la fin de votre abonnement.

3.3

Un dossier qui comporte une facture ne peut pas être supprimé dans Notura, et une facture ne peut qu'être annulée. Ces renseignements sont détruits à la fin de l'abonnement, au terme du délai d'export.

4. Traitement par intelligence artificielle

4.1

La transcription, la rédaction et l'analyse des gabarits importés sont réalisées par OpenAI, aux États-Unis.

4.2

Transcription. L'enregistrement audio est transmis à OpenAI pour être transformé en texte. Un enregistrement ne peut pas être masqué : les noms prononcés pendant la séance sont donc transmis. Selon la documentation d'OpenAI, le service de transcription utilisé ne conserve pas le contenu une fois la requête terminée.

4.3

Rédaction, ajustement et résumé. Avant tout envoi, votre navigateur masque le texte : les personnes inscrites à la fiche sont remplacées par les étiquettes de la fiche (par exemple [CLIENT] ou [PARENT 1]), les autres noms détectés par des étiquettes génériques, et les courriels, numéros de téléphone, numéros d'assurance maladie et adresses par des étiquettes comme [COURRIEL 1] ou [ADRESSE 1]. Les noms de lieux, d'organismes et de marques ne sont pas masqués. Seuls le rôle et l'âge des personnes accompagnent les étiquettes. S'il reste des coordonnées après le masquage, rien n'est envoyé; nos serveurs vérifient aussi l'absence de coordonnées avant chaque envoi. La correspondance entre les étiquettes et les vrais noms reste dans votre navigateur, qui rétablit la réponse. Selon la documentation d'OpenAI, ce texte masqué peut être conservé jusqu'à 30 jours aux fins de surveillance des abus, ou plus longtemps si la loi l'exige.

4.4

Le masquage repose sur une détection automatique. Il réduit le risque sans l'éliminer, notamment lorsqu'une personne absente de la fiche est nommée ou qu'un détail de contexte est en lui-même identifiant. Nous vous recommandons de désigner votre client par son prénom seulement pendant une séance enregistrée et de privilégier la dictée lorsque l'enregistrement n'est pas nécessaire.

4.5

Aucun contenu n'est utilisé, par Notura ou par ses fournisseurs, pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle ni pour aucun autre usage secondaire.

4.6

Import de gabarit. Lorsque vous importez un gabarit à partir d'une image ou d'un PDF, le fichier est transmis à OpenAI sans masquage, puisqu'il ne doit contenir aucun renseignement sur un client. Il peut être conservé jusqu'à 30 jours aux fins de surveillance des abus. Notura conserve le gabarit obtenu, pas le fichier importé.

4.7

L'adresse des personnes inscrites à la fiche, vos factures et vos rappels ne sont jamais transmis à l'intelligence artificielle.

5. Fournisseurs

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants et à aucun autre. Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons aucun renseignement.

5.1

Toute addition ou substitution d'un fournisseur ayant accès à des renseignements de vos clients vous est annoncée par courriel au moins 30 jours à l'avance. Vous pouvez alors résilier sans pénalité.

5.2

Resend, qui envoyait déjà les courriels de connexion, reçoit depuis la présente version des renseignements de vos clients, mais seulement lorsque vous déclenchez l'envoi d'une facture, d'un reçu ou d'un rappel. Si vous n'utilisez pas ces envois, aucun renseignement sur vos clients ne lui est transmis.

5.3

Nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte de paiement.

6. Communication à l'extérieur du Québec

6.1

Le traitement par OpenAI et l'envoi de courriels par Resend, tous deux aux États-Unis, constituent des communications de renseignements à l'extérieur du Québec au sens de l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

6.2

Nous avons réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur ces communications. Elle conclut que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, compte tenu notamment, pour OpenAI, de l'absence de conservation de l'audio, du masquage du texte et de la durée limitée de sa conservation et, pour Resend, de l'absence de contenu clinique, des envois faits un à un à votre demande et de la conservation limitée à 30 jours. Elle vous est remise sur demande, ainsi qu'à votre ordre professionnel, pour appuyer votre propre évaluation.

6.3

La base de données est hébergée à Montréal. Les fonctions serveur de l'application s'exécutent normalement au centre de données de Montréal de Cloudflare. En cas de panne ou de surcharge, une requête pourrait être traitée dans un autre centre, au Canada ou aux États-Unis, sans y être conservée.

6.4

Des renseignements confiés à une entreprise américaine peuvent, en théorie, faire l'objet d'une demande d'une autorité étrangère. La durée de conservation limitée chez OpenAI et chez Resend réduit cette exposition.

6.5

Nous avons cherché des services d'intelligence artificielle traités entièrement au Canada. Au 24 septembre 2026, aucun service de qualité équivalente n'était accessible à une entreprise de notre taille. Cette recherche est documentée dans l'évaluation et reprise à chaque révision.

7. Sécurité

7.1

Les mesures en place comprennent notamment :

• le chiffrement des communications par TLS;
• l'accès sur invitation seulement, et la connexion par lien à usage unique envoyé par courriel, sans mot de passe stocké;
• des sessions limitées à 16 heures;
• le cloisonnement des dossiers : un professionnel ne voit jamais ceux d'un autre, et la direction et le secrétariat ne voient jamais le contenu clinique;
• le passage de toutes les lectures par des fonctions contrôlées et journalisées;
• le verrouillage des notes signées et des factures, qui ne peuvent pas être supprimées;
• la composition des courriels de factures, de reçus et de rappels par nos serveurs, et une limite de 30 envois par compte et par période de 24 heures;
• l'authentification du domaine d'envoi notura.ca, qui limite l'usurpation de nos adresses d'envoi;
• la double authentification sur les comptes d'administration de l'exploitant;
• des paramètres réglés par défaut au plus haut niveau de confidentialité, conformément à l'article 9.1 de la loi.

7.2

La sécurité de votre compte repose sur celle de votre courriel. Protégez-le par un mot de passe solide et une double authentification.

7.3

Aucun système n'est parfaitement sûr. Nous ne prétendons pas à une sécurité absolue.

7.4

Incidents de confidentialité. Nous tenons le registre des incidents prévu par la loi. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous avisons avec diligence, avisons la Commission d'accès à l'information et prenons les mesures raisonnables pour diminuer le risque. Lorsque l'incident touche des renseignements de vos clients, nous vous transmettons l'information nécessaire pour que vous puissiez remplir vos propres obligations.

7.5

Accès de l'exploitant. Pour administrer le service, l'exploitant dispose techniquement d'un accès à l'ensemble de la base de données, comme tout administrateur d'un système. Il s'engage à ne pas consulter le contenu de vos dossiers, sauf à votre demande écrite pour résoudre un problème précis ou lorsque la loi l'exige; un tel accès est consigné et vous est communiqué sur demande. L'assistant d'intelligence artificielle qu'il utilise pour développer et administrer le service n'est employé que pour la structure de la base, les tests et les renseignements techniques, jamais pour consulter le contenu des comptes des professionnels.

8. Vos droits

8.1

À l'égard des renseignements de votre compte, vous pouvez y accéder, les faire rectifier, en demander la suppression lorsque leur conservation n'est plus justifiée, retirer votre consentement et fermer votre compte, obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et formuler une plainte.

8.2

Écrivez à info@notura.ca. Nous répondons dans les 30 jours. Un refus est motivé par écrit, avec l'indication des recours et du délai pour les exercer.

8.3

Les demandes de vos clients concernant leur dossier vous sont adressées directement. Si une telle demande nous parvient, nous vous la transmettons sans y répondre.

8.4

Vous pouvez en tout temps porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Témoins et statistiques

9.1

Notura n'utilise aucun témoin publicitaire ni outil de suivi commercial. Les seuls témoins déposés par Notura sont nécessaires au maintien de votre session.

9.2

L'hébergeur de l'application produit des statistiques de fréquentation agrégées (visites, pages consultées). Elles ne contiennent aucun contenu clinique.

10. Décisions automatisées

10.1

Notura ne rend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Le service produit un projet de texte que vous révisez et validez. La décision clinique demeure entièrement la vôtre.

11. Mineurs

11.1

Le service s'adresse à des professionnels adultes. Les renseignements de vos clients, mineurs ou non, relèvent de votre responsabilité. Lorsque le client est mineur, les factures et les rappels peuvent être adressés à son parent, selon votre choix.

12. Modification de la politique

12.1

Toute modification importante vous est annoncée par courriel au moins 30 jours avant sa prise d'effet, ou soumise à votre acceptation avant que vous puissiez continuer à utiliser le service. Les dispositions qui accompagnent une nouvelle fonction facultative s'appliquent dès votre première utilisation de cette fonction. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.

13. Nous joindre

Pour toute question, pour exercer un droit ou pour formuler une plainte : info@notura.ca. Si notre réponse ne vous satisfait pas : Commission d'accès à l'information du Québec, cai.gouv.qc.ca.

Historique des versions

Notura, Politique de confidentialité, version 1.5, 27 septembre 2026.